Întrebări frecvente — companii și organizatori corporate

Pentru evenimente standard (lansări, networking, team building): 3–4 săptămâni. Pentru Christmas party (decembrie): 6–8 săptămâni (mid-octombrie). Pentru gale corporate mari: 4–6 săptămâni. Pentru evenimente diplomatice cu NDA: 4–6 săptămâni (timp pentru verificare extinsă a candidaților). Pentru cereri urgente sub preaviz minim, aplicăm premium urgent +20%.

Standard: (1) brief inițial telefonic sau email — 30 min, (2) ofertă scrisă în 4h lucrătoare, (3) acceptare ofertă plus plată avans 30%, (4) confirmare echipă cu nume și experiență în max 48h, (5) brief pre-eveniment cu echipa (1–2 zile înainte), (6) execuție on-site, (7) facturare finală în 5 zile lucrătoare.

Da, e o practică obișnuită. Pentru clienții care primesc oferte de la 2–3 agenții HoReCa, oferim transparență totală: defalcare pe rol, tarif unitar, ce e inclus și ce nu. Pentru clienții care își aleg PHE după comparație, oferim 5% discount la prima factură.

Da, dar cu disponibilitate limitată. Probabilitate de succes: ~80% pentru cereri sub 7 zile, ~50% pentru sub 3 zile, ~20% pentru same-day. Pentru cereri urgente, tarif premium +20%. Pentru cereri foarte mari și urgente (>15 oameni sub 7 zile), discutăm bilateral.

Contract de prestări servicii standard, conform Codului Civil. Pentru evenimente unice — contract per eveniment. Pentru clienți recurenți — contract-cadru anual cu order-uri specifice per eveniment. Toate contractele includ: descrierea serviciilor, tarifele, modalitățile de plată, garanția backup, clauzele de confidențialitate, soluționarea litigiilor.

Da. Pentru companii medium-large cu departament juridic, acceptăm review și negociere a contractului în limite rezonabile. Tipic procesul durează 5–10 zile lucrătoare. Pentru clauze foarte non-standard (limitări atipice de răspundere, transfer de drepturi de imagine), discutăm cu departamentul nostru juridic.

Pentru daune minore în limitele uzuale (pahare sparte, farfurii deteriorate) — incluse în uzura standard. Pentru daune semnificative cauzate de neglijență dovedită a candidatului — PHE suportă, avem asigurare specifică pentru această situație. Pentru daune cauzate de invitați ai voștri sau de accident neimputabil candidatului — nu e responsabilitatea PHE.

Garantăm: (1) candidați verificați în 3 pași, (2) prezența la timp, (3) backup în 2h dacă cineva nu se prezintă, (4) conformitate cu brief-ul agreat. NU garantăm satisfacția subiectivă 100% (chimia cu invitații, preferințele particulare). Pentru reclamații justificate oferim discount retroactiv 10–30% pe factură sau alte forme de remediere. Pentru incidente serioase, escaladare la management PHE și soluționare bilaterală.

Da. Toate facturile PHE includ TVA 19% conform Codului Fiscal român (Titlul VII). Pentru companii românești plătitoare de TVA, deductibilitate integrală. Pentru companii intra-comunitare, aplicăm reverse charge conform Art. 196 (1) (a) — TVA-ul se aplică în țara clientului, nu în RO. Pentru companii non-UE, factură fără TVA (export servicii).

Da. Conform OUG 120/2021 și OMF 1366/2021, începând cu 1 iulie 2024 toate tranzacțiile B2B din România folosesc obligatoriu sistemul național RO e-Factura. PHE emite factură electronică prin acest sistem. Pentru clienții noi, cerem CUI-ul firmei la confirmarea contractului — restul e automat.

Pentru clienți noi: 30% avans la confirmarea echipei plus 70% la 14 zile post-factura emisă. Pentru clienți cu contract-cadru: facturare consolidată lunar sau trimestrial, plată la 30 zile post-factura. Pentru companii cu ciclu financiar specific (90 zile la final de trimestru), discutăm bilateral.

Da. Pentru companii multinaționale care folosesc sisteme de procurement, ne integrăm cu Purchase Orders (PO). Cerem PO la confirmarea ofertei, facturăm cu referință PO, livrăm factura prin canalul preferat (email, EDI, integrare directă în sistemul vostru).

Conform OG 13/2011: 0,04% pe zi după 30 zile scadență (echivalent ~14,6% anual). În practică, pentru clienți recurenți cu istoric bun, suspendăm penalitățile la prima întârziere. Pentru întârzieri repetate sau peste 60 zile, aplicăm OG 13/2011 strict.

Da. Pentru orice eveniment cu cerință de confidențialitate semnăm NDA — per eveniment cu fiecare candidat din echipa furnizată sau NDA cadru anual pentru clienți recurenți. NDA-ul nostru standard include: zero foto/video, zero divulgare invitați, zero divulgare detalii eveniment către terți pe perioadă de 3 ani.

Pentru evenimente cu cerințe extinse (acces la zone sensibile, VIP guests, evenimente embassy-adjacent): (1) selecție din baza de candidați seniori, (2) NDA semnat per eveniment, (3) verificare istoric pe ultimii 5 ani (foști angajatori, evenimente anterioare similare), (4) brief specific pre-eveniment, (5) coordonator PHE senior on-site obligatoriu.

Răspundere contractuală a candidatului către PHE și / sau către voi (în funcție de structura NDA). Despăgubirile prevăzute în NDA — orientativ 50.000–150.000 RON per breach (sumă variabilă cu sensibilitatea evenimentului). Excludere permanentă din baza PHE pentru candidatul respectiv. Pentru clienții cu evenimente sensibile, recomandăm includerea unei clauze de despăgubire fixă pre-agreată.

Contractul-cadru e un acord anual cu termeni pre-agreați (tarife, condiții, modul de comandă, plata). Util pentru companii care fac 3+ evenimente pe an (Christmas party + lansări trimestriale + conferințe + summer party). Beneficii: 10–15% discount pe tarife standard, facturare consolidată, account manager dedicat, plată la 30 zile, echipă preferată repetată.

Pentru fiecare eveniment emiteți un Statement of Work (SoW) scurt sau Purchase Order — cu detaliile specifice (data, locație, echipa cerută, buget). PHE confirmă în 48h. Termenii contractuali pre-agreați se aplică automat. La final de lună sau trimestru, facturare consolidată cu defalcare per eveniment.

Da, e una dintre cele mai populare cereri pentru contract-cadru. Pentru fiecare eveniment propunem aceiași oameni (în limita disponibilității lor). Beneficii: echipa cunoaște deja cultura companiei, layout-ul venue-ului, preferințele invitaților recurenți. Reduce timpul de briefing și crește calitatea servirii.

Pentru contract-cadru cu discount 10%: minim 3 evenimente pe an. Pentru discount 15%: minim 6 evenimente. Pentru companii cu volum foarte mare (10+ evenimente sau peste 100.000 RON buget anual), discutăm pachet special cu discount până la 20%.

Echipa tipică pentru 200 angajați (Christmas party 6h): 7 ospătari, 2 barmani (open bar plus 2–3 signature winter cocktails), 1–2 hostess. Buget estimat: 5.000–6.500 RON + TVA. Pentru detalii: ghidul Christmas party.

Da, avem barmani cu experiență flair în baza activă, dar sunt puțini și au calendar dens în sezon. Pachet flair complet pentru lansare brand: 1.000–1.500 € per eveniment (spectacol 30–45 min), separat de tariful bar service-ului standard. Recomandăm rezervare cu minim 3 săptămâni înainte.

Pentru conferințe de 2–3 zile recomandăm aceeași echipă tot evenimentul — consistență service, familiaritate cu setup-ul, eficiență crescută. Pentru evenimente foarte lungi (4–5 zile), aplicăm rotație pe 2 schimburi pentru a evita oboseala. Discutăm la brief în funcție de format.

Da, în toată țara. Pentru locații în alte orașe principale (Cluj, Brașov, Constanța-Mamaia) avem candidați locali. Pentru locații izolate sau orașe mai mici, expediem echipă din cel mai apropiat oraș cu cazare și transport incluse. Cost: +50–150 RON / persoană transport, +150–250 RON / noapte / persoană cazare.

Da. Suntem agenție acreditată în Medierea Muncii conform Legii 76/2002. Cod CAEN principal: 7810 — Activități ale agențiilor de plasare a forței de muncă. CUI RO42139315.

Acționăm ca persoană împuternicită pentru datele candidaților transmise (CV, date de contact). Pentru clienți B2B avem DPA (Data Processing Agreement) standard adăugat la contract. Datele sunt transferate în baza acordului candidatului pentru procesul specific de selecție. Pentru detalii: Politica de Confidențialitate.